[outlook邮箱]高效管理邮件，让工作更轻松有序

（引用来源：微软官方支持文档、知乎专栏“效率工具指南”、少数派网站文章、LIFEHACKER文章）

高效管理Outlook邮箱的核心不是掌握所有复杂功能，而是建立一套适合你自己的流程，让邮件为你工作，而不是你被邮件牵着鼻子走，很多人一上班就陷入邮件的汪洋大海，一整天都在被动回复，重要的工作反而没时间做，下面这些方法都很实用,能帮你摆脱这种状态。

（引用来源：微软官方支持文档） 最重要的第一步是充分利用Outlook的“收件箱规则”功能，这是Outlook最强大的自动化工具之一，规则就是让Outlook自动对符合特定条件的邮件执行某个操作，你可以创建一个规则：“如果邮件来自我的老板，则将其移动到‘老板邮件’文件夹并用红色类别标记”，或者，“如果邮件主题包含‘新闻简报’，则将其直接移动到‘阅读/订阅’文件夹”，这样一来，你的主收件箱里就只会剩下真正需要你立即关注和处理的邮件，那些不紧急的、通知类的邮件会被自动归类，大大减少了干扰，设置方法很简单，在网页版或桌面版的邮件列表里，右键点击一封邮件，选择“创建规则”，然后根据提示设置条件和操作即可，你应该为那些经常收到的、有固定来源但又不需要立刻处理的邮件（如系统通知、项目组更新、社交媒体提醒）都建立规则。

（引用来源：知乎专栏“效率工具指南”） 第二个关键点是使用“文件夹”和“类别”进行组合分类，不要把所有邮件都堆在收件箱里，文件夹用于结构性归档，比如按项目（“项目A”、“项目B”）、按客户（“客户X”、“客户Y”）、或按类型（“待处理”、“已归档”）来建立，而类别（彩色标签）则用于跨文件夹的横向标记，比如你可以用红色类别标记“紧急”，用黄色标记“等待回复”，用绿色标记“已完成”，一封关于“项目A”的邮件，你可以把它放在“项目A”文件夹里，同时打上“等待回复”的黄色类别，这样，当你点击“黄色类别”视图时，所有需要你跟进回复的邮件，无论属于哪个项目，都会集中显示出来，非常方便跟踪，这种文件夹负责“住址”，类别负责“状态”的方法,能让邮件管理变得非常清晰。

（引用来源：少数派网站文章） 第三，养成“收件箱清零”的习惯，但这不是指把收件箱里的邮件全部删除或移走，而是指运用“一次处理”原则，当你打开收件箱，处理每一封新邮件时，立即做出决定并采取行动，避免反复阅读同一封邮件，可以参考大卫·艾伦的GTD（Getting Things Done）方法中的“四象限法则”来处理邮件：1. 如果邮件能在2分钟内处理完（比如简单的回复“收到，谢谢”），那就立刻做完，2. 如果需要较长时间处理（比如写一份报告），那就将其转化为任务（Outlook有“标记为任务”功能，或拖拽到待办事项列表），然后从收件箱移走，3. 如果邮件是参考信息，日后可能需要查阅，那就立即归档到对应的文件夹，清出收件箱，4. 如果邮件无关紧要，直接删除，坚持这样做，能确保你的收件箱在每天下班前基本清空，减轻心理负担，让你专注于下一步行动,而不是堆积如山的邮件本身。

（引用来源：LIFEHACKER文章） 第四，善用搜索文件夹和忽略功能，搜索文件夹是一个虚拟文件夹，它并不移动邮件，而是根据你设置的搜索条件，动态地显示所有符合要求的邮件，你可以创建一个搜索文件夹，条件是“所有带附件的未读邮件”，这样你就可以在一个地方快速查看所有需要下载附件的邮件，另一个有用的功能是“忽略”，对于冗长的、与你无关的邮件回复链（比如全公司的节日祝福邮件串），你可以选择“忽略对话”，这样Outlook会自动将该对话的所有未来回复都直接移到“已删除邮件”文件夹,帮你屏蔽无关干扰。

（引用来源：微软官方支持文档、知乎专栏“效率工具指南”） 第五，优化你的邮件撰写习惯也能提高效率，使用清晰的主题行，比如在主题前加上“[需要行动]”、“[信息参考]”等标签，让收件人一眼就知道邮件的性质和优先级，在写长篇邮件时，合理使用加粗、编号列表和项目符号，让内容结构清晰，便于阅读，减少来回澄清的沟通成本，Outlook的“延迟发送”功能非常有用，写完一封比较重要或敏感的邮件后，不要急着点发送，可以设置延迟1-2分钟发送，这给你留出了宝贵的反悔时间，如果发现内容有误或语气不当，可以立即撤回修改,避免尴尬和错误。

（引用来源：少数派网站文章） 定期整理和维护也很重要，可以设定一个每周或每月的“邮件管理时间”，比如周五下午花15分钟，检查一下那些设置了“等待回复”类别的邮件是否都已得到处理，清空“已删除邮件”文件夹，审视一下现有的规则是否还适用，并根据新的工作需求调整文件夹结构，养成这些习惯，你会发现Outlook不再是一个压力来源，而是一个真正帮你保持工作有序、高效的得力助手，管理邮件的目的，归根结底是为了解放你的时间和注意力,让你能投入到更有创造性的工作中去。